Nỗi khổ nghề thư ký

Có thể nói, công việc của thư ký hành chính không dễ chút nào. Để thành công, bên cạnh những kiến thức chuyên môn bạn cần cả nghệ thuật sống nữa.
>>Thư ký “được việc”
>>Nghề thư ký văn phòng
>>Ngày sếp được “tỏ tình” công khai với thư ký

Nỗi khổ nghề thư ký - 1

Họ là trợ thủ đắc lực của các giám đốc. Họ đứng sau thành công của các giám đốc. Họ đảm nhiệm một nghề được khen cũng nhiều nhưng cũng bị chê không ít. Đó chính là các thư ký hành chính ngày nay.

Được nhận định là “bộ mặt thứ hai của giám đốc”, thư ký hành chính ngày nay được coi là người “đứng dưới một người nhưng trên rất nhiều người”. Họ là người truyền đạt các mệnh lệnh quyết định của giám đốc tới toàn thể công ty hay những người có liên quan. Thư ký hành chính còn thay mặt giám đốc để giao tiếp, liên hệ với những đối tác cần thiết để lên lịch trình cuộc hẹn và bố trí thời gian cuộc gặp cho giám đốc…

Với tính chất công việc như vậy, thư ký hành chính cũng phải đối mặt với những tình huống khó xử, cần phải có cách xử trí kịp thời, đúng mực, vừa đảm bảo hiệu quả công việc vừa đảm bảo vị thế của mình.

Dưới đây là một số tình huống khó xử mà các thư ký hành chính thường hay gặp phải và cách ứng xử phù hợp. Các bạn có thể tham khảo để áp dụng nếu trường hợp đó xảy ra với bạn.

Bị mang tiếng là “sếp thứ hai” trong công ty

Do sự quá gần gũi với giám đốc cũng như các cấp quản lý, cộng thêm tính chất công việc (truyền đạt các mệnh lệnh, chuyển các quyết định và thông tin từ sếp tới những người có liên quan,…) nên các thư ký hành chính rất dễ bị đồng nghiệp săm soi, cho là “cậy quyền ỷ thế”, như thể mệnh lệnh đó là từ họ chứ không phải từ sếp.

Thư ký hành chính phải thật cẩn trọng trong từng lời ăn tiếng nói cũng như hành động của mình. Việc truyền đạt các mệnh lệnh nên rõ ràng nhưng cũng mềm dẻo, thể hiện rõ đó là của sếp chứ không phải của bạn.

Bị khách hàng/đối tác coi là rào cản giữa họ với giám đốc

Đối với khách hàng, đối tác, nếu thư ký hành chính tỏ ra thiếu nhiệt tình hoặc chưa chu đáo, hay thậm chí cả khi thư ký hành chính đang cư xử thận trọng để nắm bắt được mục tiêu của đối tác cũng dễ gây ra tâm lý chán nản và thất vọng cho họ.

Giải pháp là giữ thái độ thẳng thắn, trung thực và tạo sự tin cậy cho khách hàng. Thư ký hành chính nên tỏ rõ quan điểm của mình, tìm hiểu thấu đáo về yêu cầu của đối tác và truyền đạt thông tin trung thực tới sếp. Đồng thời, cũng thể hiện rõ sự chuyên nghiệp trong xử lý thông tin, tạo được ấn tượng tốt về công ty của bạn với khách hàng để giữ chân họ, và vẫn “ghi điểm” trong mắt sếp.

Nỗi khổ nghề thư ký - 2

Bị “nghi ngờ” về mối quan hệ với sếp

Quan hệ với giám đốc là một trong khó khăn lớn nhất của người làm công việc của thư ký hành chính. Trong công việc hàng ngày, các thư ký hành chính sẽ không thoát khỏi những lúc các sếp muốn tìm tới để chia sẻ những niềm vui nỗi buồn.

Lúc này giám đốc thực sự là một người bạn chứ không phải là sếp nữa. Nhưng những người xung quanh đâu hiểu được tình huống khó xử của bạn, họ nghi ngờ và không ít kẻ “xấu tính” có dịp để “chơi bẩn” bạn.

Giữ thái độ ân cần, chu đáo với giám đốc nhưng luôn giữ khoảng cách cần thiết trong tình cảm. Giám đốc cũng là con người, một thực thể tồn tại giữa cuộc sống đời thường với bao ràng buộc, chi phối bởi các quan hệ xã hội phức tạp. Vì vậy, thư ký hành chính nên thể hiện sự chân thành, lắng nghe tâm sự của sếp, nhưng cũng đừng tỏ ra yếu đuối, vượt qua giới hạn cần thiết giữa hai người. Điều này cũng là để giữ cho công việc và vị thế của chính bạn.

Trân trọng sự chia sẻ và tình cảm của giám đốc, nhưng đừng mắc phải sai lầm là để tính tò mò ảnh hưởng tới công việc, đi quá sâu vào đời tư của giám đốc.

Hàng ngày, có thể bạn được nghe vô số chuyện từ giám đốc nhưng bạn cần phải bỏ ngoài tai mọi chuyện và giữ thái độ im lặng, không bao giờ (ngay cả trong lúc chuyện trò vui vẻ với bạn bè, người thân) đem chuyện giám đốc ra kể để tỏ ra mình là người được sếp tin cậy cũng như “lấy câu chuyện làm quà”.

Những khó khăn trong việc duy trì mối quan hệ với sếp

Vì là người gần cận nhất với sếp, cũng như hầu hết thời gian làm việc của thư ký hành chính là với sếp, nên không thể tránh khỏi những lúc bạn phải hứng chịu những cáu bẳn, bực bội của sếp mà có thể nguyên nhân không phải từ bạn. Cư xử của bạn sẽ quyết định mối quan hệ giữa hai bên được duy trì ra sao, thậm chí còn ảnh hưởng cả đến tính ổn định và lâu dài trong công việc của bạn.

Thư ký hành chính nên tận dụng kiến thức tâm lý của mình để phân tích xem giám đốc là người như thế nào, nóng tính hay trầm tĩnh, hoạt bát hay trì trệ, lạnh lùng hay đa cảm để tìm ra cách ứng xử phù hợp nhất trong mọi tình huống phát sinh hàng ngày.

Nếu giám đốc là người nóng tính, dễ cáu bẳn, khiếm nhã, đừng cãi lại họ hoặc phản hồi ngay lập tức những gì vừa nghe được.

Hãy chờ khi cơn nóng giận của giám đốc nguôi đi, rồi hãy nhắc lại khéo léo chuyện vừa qua, vừa giải thích tình huống thực tế phát sinh, đưa ra những lời thanh minh cần thiết cho bạn và lời phê bình tế nhị với sếp.

Điều này sẽ có tác dụng về lâu dài, đảm bảo không sứt mẻ mối quan hệ giữa bạn và sếp cũng như giữa sếp với những người khác.

Đối với những giám đốc có tính cách trầm tĩnh, quyết đoán, các thư ký sẽ cần có thái độ ứng xử khác. Những giám đốc kiểu này là người có thần kinh thép, họ tin vào sức mạnh của chất xám, thích cách suy nghĩ và hành động mang tính trí tuệ. Các thư ký nên tìm cơ hội thể hiện năng lực của mình trong những trường hợp cụ thể, như đưa ra một suy nghĩ dự đoán về hướng kinh doanh nào đó, nhận xét sắc sảo, phân tích hợp lý vụ việc xảy ra …

Những rắc rối trong quan hệ với người thân hay bạn bè sếp

Trong các quan hệ giao tiếp, đối xử với người thân, bạn bè của giám đốc, người thư ký hành chính cũng gặp rất nhiều khó khăn. Người thân và bạn bè sếp có thể “lợi dụng” mối quan hệ của họ để làm phiền bạn hoặc quấy rầy sếp trong thời gian làm việc, không dễ để bạn từ chối họ.

Trong những trường hợp như thế, người thư ký hành chính cần có thái độ gần gũi nhưng vẫn lịch sự và giữ khoảng cách đúng mức. Nhiều thư ký đã rơi vào tình thế khó xử khi được bạn bè, người thân của giám đốc mời đi ăn uống bởi bất hạnh có thế ập xuống qua lời nói vô tình hay cử chỉ vô ý. Do đó, tốt nhất là các thư ký hành chính nên từ chối khéo những lời mời như vậy.

Theo Diễn đàn doanh nghiệp

MỚI NHẤT
Nhật Bản tăng án phạt phi công sử dụng đồ uống có cồn trước chuyến bay
Nhật Bản tăng án phạt phi công sử dụng đồ uống có cồn trước chuyến bay

Mức án phạt đối với phi công bị phát hiện có nồng độ cồn khi bay được điều chỉnh từ tối đa 1 năm tù giam và 300.000 yen (2.765 USD) hiện nay lên tối đa 3 năm tù giam và 500.000 yen (4.600 USD).

Thứ bảy, 15/06/2019 - 07:45

Những điều thú vị của nghề trứng lộn
Những điều thú vị của nghề trứng lộn

Làm ra trứng lộn cũng rất kỳ công. Với mỗi phần việc, người ta cần phải có bí quyết để cho ra trứng vịt đạt chuẩn.

Thứ bảy, 15/06/2019 - 07:17

Hà Tĩnh:  Xây lầu cho chim ở, mỗi tháng bỏ túi hơn 20 triệu đồng.
Hà Tĩnh: Xây lầu cho chim ở, mỗi tháng bỏ túi hơn 20 triệu đồng.

Tận dụng không gian trên tầng 2 của ngôi nhà, chị Quách Thị Duyên (Sn 1983, trú tại Tiểu khu 3, Tổ dân phố Hưng Nhân, phường Sông Trí, Thị xã Kỳ Anh, huyện Kỳ Anh, tỉnh Hà Tĩnh) đã đầu tư xây dựng chuồng trại nuôi 700 cặp bồ câu Pháp. Nhờ nuôi loài chim này mỗi tháng chị bỏ túi hơn 25 triệu đồng.

Thứ bảy, 15/06/2019 - 06:47

Nghỉ không lương có tính vào thời gian để nâng bậc lương?
Nghỉ không lương có tính vào thời gian để nâng bậc lương?

Ông Nguyễn Đức Thắng được tuyển dụng vào viên chức từ tháng 5/2014. Theo hợp đồng làm việc thì đến tháng 12/2017, ông đến hạn nâng bậc lương. Tuy nhiên, tháng 3/2017, ông xin nghỉ không hưởng lương và tháng 3/2019 mới quay lại đơn vị làm việc.

Thứ bảy, 15/06/2019 - 06:28

Mong muốn của bệnh nhân mắc bệnh máu khó đông!
Mong muốn của bệnh nhân mắc bệnh máu khó đông!

(Dân trí) - Suốt 10 năm qua anh Hữu Nghiêm phải đối mặt với căn bệnh máu khó đông. Dù mức chi trả từ quỹ BHYT tới gần 13 tỷ đồng đã giúp người bệnh duy trì sự sống, tuy nhiên cần thêm những điều chỉnh về chính sách để giúp những người mắc bệnh máu khó đông thuận tiện hơn trong chữa trị.

Thứ sáu, 14/06/2019 - 03:01

Lương tối thiểu 2020: “Các bên tạm dừng đàm phán với khoảng cách 5 %”
Lương tối thiểu 2020: “Các bên tạm dừng đàm phán với khoảng cách 5 %”

(Dân trí) - Phiên đầu tiên về đàm phán lương tối thiểu 2020 đã tạm dừng cách đây ít phút. Tổng LĐLĐ VN và VCCI chưa tìm ra được tiếng nói chung vì khoảng cách đề xuất tăng lương tối thiểu năm 2020 của 2 bên cách nhau tới... 5 %.

Thứ sáu, 14/06/2019 - 12:05

Chứng chỉ hành nghề kiến trúc sư có giá trị trong 10 năm
Chứng chỉ hành nghề kiến trúc sư có giá trị trong 10 năm

Chiều 13.6, Quốc hội đã biểu quyết thông qua Luật Kiến trúc với 429/442 đại biểu có mặt tán thành, bằng 88,64%.

Thứ sáu, 14/06/2019 - 09:25

Lương tối thiểu 2020: “Tổng LĐLĐ VN đề xuất 2 phương án tăng từ 7-8%"
Lương tối thiểu 2020: “Tổng LĐLĐ VN đề xuất 2 phương án tăng từ 7-8%"

(Dân trí) - Sáng 14/6, tại Hà Nội, Phiên họp đầu tiên về lương tối thiểu vùng 2020 đã được diễn ra. Đây là cuộc đàm phán giữa Tổng LĐLĐ VN (đại diện người lao động) và Phòng Thương mại và Công nghiệp VN - đại diện người sử dụng lao động. Ghi nhận của PV Dân trí về quan điểm của các bên đầu giờ họp.

Thứ sáu, 14/06/2019 - 08:36

Đồng Tháp: Hội quán “Nhà trọ công nhân” đầu tiên được thành lập
Đồng Tháp: Hội quán “Nhà trọ công nhân” đầu tiên được thành lập

(Dân trí) - Mới đây, tại TP Sa Đéc - thành phố hoa miền Tây, 18 chủ nhà trọ đã bắt tay nhau lập Hội quán “Nhà trọ công nhân”. Theo đánh giá ngành Công đoàn và chính quyền địa phương đây là mô hình ý nghĩa, thiết thực cho đời sống công nhân.

Thứ sáu, 14/06/2019 - 07:51

Hà Nội: Hơn 1.140 đơn vị nợ BHXH kéo dài trên 36 tháng
Hà Nội: Hơn 1.140 đơn vị nợ BHXH kéo dài trên 36 tháng

(Dân trí) - Theo BHXH Hà Nội, tính tới hết tháng 5/2019, toàn thành phố có 1.1449 đơn vị nợ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và bảo hiểm thất nghiệp (BHXH, BHYT, BHTN) thời gian trên 36 tháng, tương ứng với số tiền là 663,3 tỷ đồng. Ngoài ra, 367 đơn vị nợ từ 24 đến dưới 36 tháng với số tiền 169,7 tỷ đồng…

Thứ sáu, 14/06/2019 - 07:38

Cách xác định thời gian tham gia BHYT 5 năm liên tục
Cách xác định thời gian tham gia BHYT 5 năm liên tục

Thời gian tham gia BHYT liên tục là thời gian sử dụng ghi trên thẻ BHYT lần sau nối tiếp lần trước, trường hợp gián đoạn tối đa không quá 3 tháng.

Thứ sáu, 14/06/2019 - 07:14

Thái Lan trước ngưỡng cửa một xã hội lão hóa nhanh chóng
Thái Lan trước ngưỡng cửa một xã hội lão hóa nhanh chóng

Thái Lan bắt đầu trở thành một xã hội đang lão hóa từ năm 2007, với trên 10% dân số được xác định là người cao tuổi và đang tăng rất nhanh.

Thứ năm, 13/06/2019 - 03:18

ĐÁNG QUAN TÂM
Bộ trưởng Lao động: Tăng tuổi nghỉ hưu chưa bao giờ dễ với tất cả các nước
Bộ trưởng Lao động: Tăng tuổi nghỉ hưu chưa bao giờ dễ với tất cả các nước

(Dân trí) - Bộ trưởng LĐ,TB&XH Đào Ngọc Dung nhận định, việc điều chỉnh tuổi nghỉ hưu chưa bao giờ là dễ với tất cả những nước đã thực hiện. Kinh nghiệm được chia sẻ từ các quốc gia này là, thường người dân không đồng tình với việc tăng tuổi nghỉ hưu, nhưng việc quyết định cần tính trên cơ sở vì lợi ích quốc gia, dân tộc…

Thứ năm, 13/06/2019 - 06:22

Đồng Nai: Siết việc cấp giấy nghỉ bệnh để trục lợi quỹ BHYT
Đồng Nai: Siết việc cấp giấy nghỉ bệnh để trục lợi quỹ BHYT

Trước tình trạng một số cơ sở y tế cấp, bán giấy nghỉ bệnh hưởng chế độ bảo hiểm cho NLĐ chưa đúng quy định, Sở Y tế tỉnh Đồng Nai mới đây đã chỉ đạo các cơ sở y tế trên địa bàn tỉnh thực hiện tốt quy định khám chữa bệnh BHYT, không được mua, bán giấy nghỉ bệnh cho NLĐ để hưởng chế độ bảo hiểm sai quy định.

Thứ năm, 13/06/2019 - 06:12

Đóng BHXH theo lương trong hợp đồng hay lương thực lĩnh?
Đóng BHXH theo lương trong hợp đồng hay lương thực lĩnh?

Ông Đặng Diệp Minh Huân (Trà Vinh) được công ty đóng BHXH trên cơ sở mức tiền lương thực lĩnh 5.000.000 đồng/tháng. Tháng 3/2019, ông xin nghỉ không hưởng lương 13 ngày nên tiền lương thực lĩnh của tháng chỉ có 2.800.000 đồng.

Thứ năm, 13/06/2019 - 06:07

Anh: Tỷ lệ thất nghiệp duy trì ở mức thấp nhất trong 45 năm
Anh: Tỷ lệ thất nghiệp duy trì ở mức thấp nhất trong 45 năm

Theo Văn phòng Thống kê Quốc gia Anh, tỷ lệ thất nghiệp tại nước này trong giai đoạn từ tháng Hai đến tháng Tư vừa qua duy trì ở mức thấp nhất trong 45 năm là 3,8%.

Thứ tư, 12/06/2019 - 07:34

Nắng nóng, bán nước giải nhiệt kiếm vài triệu đồng mỗi ngày
Nắng nóng, bán nước giải nhiệt kiếm vài triệu đồng mỗi ngày

Nắng nóng đang diễn ra tại Hà Nội và nhiều tỉnh miền Bắc. Không chỉ các loại quạt làm mát hay điều hòa hút khách mà bán nước giải nhiệt cũng giúp tiểu thương kiếm tiền triệu mỗi ngày.

Thứ tư, 12/06/2019 - 07:27

Lái xe Grab, nhân viên giao hàng, người thu phí…có được Luật Lao động điều chỉnh?
Lái xe Grab, nhân viên giao hàng, người thu phí…có được Luật Lao động điều chỉnh?

(Dân trí) - Hàng loạt các công việc phát sinh trong tình hình mới đang nằm ngoài sự điều chỉnh của Luật Lao động hiện hành, như: Lái xe Grab, nhân viên giao hàng, người thu phí…Vậy trong dự thảo sửa đổi Luật Lao động 2012 đang trình Quốc hội Khoá 7 xem xét, vấn đề này sẽ được giải quyết ra sao?

Thứ tư, 12/06/2019 - 07:23

Vì sao cần tăng tuổi nghỉ hưu?
Vì sao cần tăng tuổi nghỉ hưu?

(Dân trí) - Là người làm công hưởng lương, một sáng ngủ dậy, bạn sẽ nghĩ gì khi tuổi nghỉ hưu - được quy định cách đây gần 60 năm, sẽ tăng thêm từ 3 hoặc 4 tháng/năm tới khi đạt mốc mới: 62 tuổi cho nam giới và 60 cho nữ giới? Dẫu rằng lộ trình tăng sẽ từ 7-14 năm, tuỳ thuộc vào giới tính.

Thứ tư, 12/06/2019 - 06:03

Oằn mình mưu sinh dưới nắng nóng như “đổ lửa”
Oằn mình mưu sinh dưới nắng nóng như “đổ lửa”

Mặc dù đã trang bị nhiều vật dụng chống nắng nhưng không ít người lao động vẫn ù đầu, choáng váng, người hầm hập như sốt khi mưu sinh dưới cái nắng gắt trên 40 độ C của Hà Nội.

Thứ ba, 11/06/2019 - 08:08

Bí mật tuyển người tại Alibaba
Bí mật tuyển người tại Alibaba

Jack Ma cho rằng những người "trung bình khá" có chỉ số thông minh, đồng thời cũng có tinh thần làm việc nghiêm túc.

Thứ ba, 11/06/2019 - 08:00

Dành hơn 332 tỷ đồng tặng quà cho người có công
Dành hơn 332 tỷ đồng tặng quà cho người có công

(Dân trí) - Thủ tướng Chính phủ vừa đồng ý ủy quyền Bộ trưởng Bộ LĐ-TB&XH trình Chủ tịch nước xem xét tặng quà cho đối tượng người có công với cách mạng nhân dịp kỷ niệm 72 năm Ngày Thương binh - Liệt sĩ (27/7/1947-27/7/2019).

Thứ ba, 11/06/2019 - 07:54

Quy định cấp chứng chỉ hành nghề khám, chữa bệnh trong quân đội
Quy định cấp chứng chỉ hành nghề khám, chữa bệnh trong quân đội

Chính phủ vừa ban hành Nghị định 50/2019/NĐ-CP quy định cấp chứng chỉ hành nghề đối với người hành nghề khám bệnh, chữa bệnh và cấp giấy phép hoạt động đối với cơ sở khám khám bệnh, chữa bệnh trong Quân đội.

Thứ ba, 11/06/2019 - 07:47

Tổng LĐLĐ VN có hỗ trợ hàng ngàn tỷ đồng cho Đại học Tôn Đức Thắng?
Tổng LĐLĐ VN có hỗ trợ hàng ngàn tỷ đồng cho Đại học Tôn Đức Thắng?

(Dân trí) - “Tổng LĐLĐ VN không cấp tiền mặt lên tới hàng ngàn tỷ đồng cho trường ĐH Tôn Đức Thắng mà bằng nhiều hình thức như cấp tiền, cho vay, giao quản lý sử dụng và kiến nghị cơ quan địa phương cấp đất cho nhà trường…Do đó, tổng trị giá lên tới con số hàng ngàn tỷ đồng là có thật”.

Thứ hai, 10/06/2019 - 08:01