Xử lý nỗi sợ email công việc

Những lời khuyên sau, giúp nhân viên công sở quản lý email tốt hơn.
>>Đừng để việc đọc email trở thành nỗi ám ảnh
>>Tránh những lỗi thường gặp trong trao đổi bằng email
>>Cải thiện kỹ năng viết email trong công việc

Theo một nghiên cứu được thực hiện vào năm 2011, thư điện tử (email) được xem là một trong những tác nhân chính khiến nhân viên có cảm giác quá tải và stress.

Năm 2012, McKinsey cũng đưa ra một báo cáo cho biết nhân viên công sở thường dành khoảng 28% thời gian để đọc, trả lời và soạn thảo email. Trung bình, một nhân viên kiểm tra email 70 lần/ngày, lúc “cao điểm” lên đến 350 lần.

Xử lý nỗi sợ email công việc - 1

Theo Paul Argenti, Giáo sư bộ môn Truyền thông doanh nghiệp của Trường Kinh doanh Tuck thuộc Đại học Dartmouth, đây là một tình trạng đáng báo động mà các công ty cần quan tâm. Argenti đưa ra những lời khuyên sau, giúp nhân viên công sở quản lý email tốt hơn.

Xác định các công việc ưu tiên

Bạn liệt kê tất cả việc cần làm trong ngày, từ trả lời điện thoại, email, cho đến giải quyết các dự án lớn. Sau đó, phân tích mục lớn thành những mục nhỏ hơn. Theo ma trận quản lý thời gian của Covey, các công việc được phân thành bốn nhóm:

(1) Những công việc khẩn cấp và quan trọng (xử lý sự cố, hoàn thành công việc đến hạn); (2) Những công việc quan trọng nhưng không khẩn cấp (xây dựng quan hệ, lên kế hoạch, chuẩn bị cho các dự án); (3) Những công việc khẩn cấp nhưng không quan trọng (đa số email, các cuộc họp rơi vào nhóm này); (4) Những công việc không khẩn cấp cũng không quan trọng.

Theo Argenti, chúng ta thường dành phần lớn thời gian để giải quyết các công việc thuộc nhóm 1 và nhóm 3 (gọi là “vùng email”). Nên tránh xa các công việc nhóm 4 càng nhiều càng tốt và cần quan tâm đúng mức đến các công việc ở nhóm 2.

Rà soát lại các công việc cần ưu tiên

Việc này giúp bạn lập ra một danh sách những công việc có ý nghĩa cần thực hiện và trả lời cho câu hỏi “Bây giờ tôi nên sử dụng thời gian như thế nào cho tốt nhất?”.

Argenti khuyên nếu nhân viên và sếp có bất đồng về các công việc cần ưu tiên thì cần giải tỏa ngay chứ không nên chờ đến kỳ đánh giá hiệu quả làm việc cuối năm. Hằng tuần, nhân viên có thể gửi email cho sếp, liệt kê những đầu việc mà mình đang thực hiện và phân bổ thời gian cho những việc này ra sao, sau đó hai bên sẽ thảo luận và điều chỉnh nếu cần thiết.

Lựa chọn “chiến lược truyền thông” để thực hiện các ưu tiên

Khi đã có các ưu tiên công việc và mục tiêu rõ ràng, bạn có thể rà soát lại hộp thư điện tử của mình. Trước khi làm việc này, bạn cần nhớ rằng trong giao tiếp bằng email, người gửi thường có “ưu thế” vì một email được gửi đi sẽ tạo ra một loạt hành động cho người nhận.

Argenti đưa ra tình huống: Tôi muốn liên lạc với đứa con gái tầm 30 tuổi chỉ để hỏi một câu. Vậy tôi có nên gửi email cho con tôi với một danh sách các điểm gạch đầu dòng và các câu hỏi được đánh số hay không? Tôi sẽ không làm vậy nếu muốn nhận được câu trả lời dưới bất cứ hình thức nào, miễn là nhanh nhất. Tốt nhất tôi nên gửi tin nhắn nhanh (như tin nhắn qua ứng dụng Snap Chat!) và sau đó là gọi điện nếu không nhận được phản hồi.

Khi gửi đi một email liên quan đến công việc, bạn cũng nên theo quy trình phân tích như vậy và rút ra “chiến lược truyền thông” thích hợp: Ai là đối tượng nhận thông tin, tôi cần truyền tải thông điệp gì? Tôi mong đợi nhận được phản hồi như thế nào? Kênh truyền thông nào là tốt nhất để tiếp cận đối tượng? Nếu sử dụng kênh truyền thông không phù hợp thì dù có gửi đi một thông điệp thích hợp cũng chưa chắc có câu trả lời như mong đợi.

Argenti phân tích các yếu tố cần xem xét để chọn lựa chiến lược truyền thông thích hợp và những tác động của việc thay đổi các thói quen sử dụng email đối với vấn đề cải thiện việc quản lý thời gian như dưới đây:

Đối tượng

Trước tiên, cần phải suy nghĩ ai là người sẽ giao tiếp với bạn. Bạn có đang truyền tải thông tin đến đúng đối tượng cần nhận thông tin hay đối tượng có thể đưa ra đúng câu trả lời mà bạn mong đợi? Càng gửi ít thì bạn càng nhận ít. Vậy nên, cần suy nghĩ kỹ trước khi gửi hoặc đồng gửi (cc) cho một người nào đó.

Nếu có thể, nên đặt ra những nguyên tắc về cách gửi và đồng gửi email cho toàn bộ tổ chức, trong đó quy định rõ người được “cc” phải là người không nên tham gia vào các chuỗi thư thảo luận qua lại bằng email sau đó và thông điệp gửi cho họ chỉ nhằm cung cấp thông tin tham khảo.

Thông điệp

Hãy viết email theo cách mà bạn cũng muốn đọc. Sẽ chẳng ai muốn phản hồi cho một bức thư dày đặc chữ. Nên đi thẳng vào thông điệp cần truyền tải và nhất quán với câu chủ đề (subject line), đưa những câu hỏi hay thông điệp quan trọng lên trên đầu thư.

Kênh truyền thông

Hãy tự hỏi luôn một câu hỏi quan trọng khác: Có nên dùng email không hay nên chuyển qua sử dụng hình thức truyền thông khác? Khi bấm nút gửi email đi thì thường là bạn đã làm cho “danh sách những việc phải làm” của mình giảm xuống, nhưng sẽ ngược lại với người nhận (vì công việc nhóm 1 và nhóm 3 của họ tăng lên), sẽ góp phần làm cho người nhận cảm thấy bị mất kiểm soát và “stress”.

Vì vậy, bạn nên sử dụng các hình thức khác như gửi tin nhắn, gọi điện thoại, gặp mặt để trao đổi trực tiếp nếu các kênh truyền thông này đem lại nhiều hiệu quả hơn cho cả hai bên về mặt quản lý thời gian.

Phản hồi

Nên rõ ràng, chính xác về phản hồi mà mình mong muốn nhận được khi gửi email đi. Đối với các sếp, cần tìm hiểu rõ mối quan tâm và việc cần ưu tiên của nhân viên, từ đó có cách gửi thư phù hợp.

Chẳng hạn, nếu sếp gửi email cho nhân viên vào sáng thứ Bảy thì sẽ khiến họ cảm giác rằng đang có một việc rất cấp bách cần xử lý và sự lo lắng không cần thiết ấy có thể làm cho họ mất đi những ngày nghỉ bình yên cuối tuần.

Theo Doanh nhân Sài gòn

MỚI NHẤT
Dịp Tết dương lịch 2018, người lao động nghỉ mấy ngày?
Dịp Tết dương lịch 2018, người lao động nghỉ mấy ngày?

(Dân trí) - Theo dương lịch, ngày 1/1/2018 trùng vào Thứ 2. Bên cạnh đó, ngày 30/12/2017 và 31/12/2017 sẽ trùng vào Thứ 7 và Chủ nhật. Như vậy, dịp Tết dương lịch 2018, người lao động có thể được nghỉ liên tục tối đa 3 ngày.

Thứ sáu, 15/12/2017 - 06:03

“Cửa biển tử thần”
“Cửa biển tử thần”

Nhiều tàu cá khi ra vào cửa biển Mỹ Á, xã Phổ Quang (Đức Phổ, Quảng Ngãi) bị sóng đánh va vào đá vỡ tan tành. Ngư dân trên tàu rơi xuống biển bị sóng cuốn tử vong. Nhiều người gọi đây là “cửa biển trăm tỉ” hay “cửa biển tử thần”, nơi ác hiểm đối với những con tàu cá và ngư dân khi ra vào bến.

Thứ sáu, 15/12/2017 - 06:02

Nhiều thông tin hấp dẫn từ hơn 120 câu hỏi đáp về BHXH, BHYT
Nhiều thông tin hấp dẫn từ hơn 120 câu hỏi đáp về BHXH, BHYT

(Dân trí) - Buổi Giao lưu trực tuyến giải đáp chính sách BHXH, BHYT do Bảo hiểm xã hội VN tổ chức hôm 14/12 đã thu hút 122 câu hỏi hấp dẫn. Nhằm giúp bạn đọc tiện theo dõi, Việc làm xin trích đăng một số nội dung hỏi đáp.

Thứ sáu, 15/12/2017 - 06:02

Thủ tướng ủng hộ việc nghỉ Tết 7 ngày
Thủ tướng ủng hộ việc nghỉ Tết 7 ngày

(Dân trí) - Chiều 14/12, Bộ trưởng - Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ Mai Tiến Dũng cho biết, Chính phủ dự kiến phương án nghỉ Tết từ 29/12 tháng Chạp.

Thứ năm, 14/12/2017 - 07:01

Bộ LĐ-TB&XH thông tin về 6 lao động VN thiệt mạng tại Đài Loan
Bộ LĐ-TB&XH thông tin về 6 lao động VN thiệt mạng tại Đài Loan

(Dân trí) - Liên quan tới thông tin 6 lao động VN thiệt mạng trong vụ hoả hoạn tại Ký túc xá của Công ty HH Tịch Ca, chiều 14/12, Cục Quản lý lao động ngoài nước (Bộ LĐ-TB&XH) đã cung cấp thêm một số thông tin cụ thể.

Thứ năm, 14/12/2017 - 06:44

Hà Nội: Tăng cường các điểm, sàn giao dịch việc làm vệ tinh
Hà Nội: Tăng cường các điểm, sàn giao dịch việc làm vệ tinh

Theo ông Tạ Văn Thảo - Giám đốc Trung tâm Dịch vụ việc làm Hà Nội (Sở LĐ-TB&XH) - Thời điểm cuối năm, các doanh nghiệp khối ngành thương mại dịch vụ sẽ có nhu cầu tuyển dụng lao động nhiều. Ngoài ra, các công việc bán thời gian sẽ được doanh nghiệp quan tâm nhiều hơn.

Thứ năm, 14/12/2017 - 09:00

4 cách thúc đẩy tinh thần “dám làm” ở nhân viên
4 cách thúc đẩy tinh thần “dám làm” ở nhân viên

4 phương pháp dưới đây sẽ giúp nhà lãnh đạo khiến cấp dưới của mình trở nên tràn đầy nhiệt huyết.

Thứ năm, 14/12/2017 - 08:55

Còn 7,5% học sinh, sinh viên chưa tham gia bảo hiểm y tế
Còn 7,5% học sinh, sinh viên chưa tham gia bảo hiểm y tế

(Dân trí) - “Tới thời điểm hiện nay, tỉ lệ học sinh, sinh viên tham gia bảo hiểm y tế đạt 92,5%. Còn khoảng 7,5% học sinh, sinh viên chưa tham gia, tập trung chủ yếu vào sinh viên từ năm thứ 2 trở đi”.

Thứ năm, 14/12/2017 - 08:40

Tuyển 400 điều dưỡng viên đi học tập và làm việc tại CHLB Đức
Tuyển 400 điều dưỡng viên đi học tập và làm việc tại CHLB Đức

(Dân trí) - Trung tâm lao động ngoài nước (Bộ LĐ-TB&XH) đang tuyển 400 điều dưỡng viên khoá 4 sang CHLB Đức học tập và làm việc. Thời gian nhận hồ sơ từ 10-22/12. Đây là chương trình phi lợi nhuận được thực hiện trên cơ sở Ý định thư ký giữa Việt Nam và CHLB Đức.

Thứ năm, 14/12/2017 - 07:39

Trường hợp nào tiếp nhận công chức không qua thi tuyển?
Trường hợp nào tiếp nhận công chức không qua thi tuyển?

Ông Huỳnh Trần Thanh Trúc (Cần Thơ) đang công tác tại Ban Tổ chức-Kiểm tra trong cơ quan chính trị-xã hội, có nguyện vọng được xét tuyển công chức không qua thi tuyển nên đề nghị được hướng dẫn về quy định này.

Thứ năm, 14/12/2017 - 07:13

Ngư dân xứ Thanh trúng đậm “lộc trời”
Ngư dân xứ Thanh trúng đậm “lộc trời”

(Dân trí) - Mặc cho thời tiết giá rét trong những ngày giữa tháng 12, trên các bãi biển của nhiều địa phương tại Thanh Hóa vẫn luôn tấp nập cảnh mua bán của bà con ngư dân. Những ngày gần đây, bà con ngư dân ven biển xứ Thanh được “lộc trời” khi trúng đậm mùa moi.

Thứ tư, 13/12/2017 - 03:49

Lao động mất việc trong cách mạng 4.0: Con số đáng lo
Lao động mất việc trong cách mạng 4.0: Con số đáng lo

Mặt bằng công nghệ của Việt Nam là 2.0 mà tiến lên 4.0 là quá cao, nên cần hết sức tranh thủ cái gì làm được ngay thì làm.

Thứ tư, 13/12/2017 - 08:02

ĐÁNG QUAN TÂM
“Nặn” người tuyết, nghề độc lạ ở Thủ đô mùa Noel
“Nặn” người tuyết, nghề độc lạ ở Thủ đô mùa Noel

Người tuyết, tuần lộc hay ông già Noel… đang được nhiều cửa hàng trên phố Hàng Mã (Hoàn Kiếm, Hà Nội) tất bật sản xuất phục vụ nhu cầu của người dân trong mùa Noel đang tới gần.

Thứ tư, 13/12/2017 - 07:06

Thời điểm nghỉ hưu có thể tùy theo đặc thù của đơn vị
Thời điểm nghỉ hưu có thể tùy theo đặc thù của đơn vị

Nam từ đủ 55 đến 60 tuổi, có trên 20 năm đóng BHXH trở lên và có đủ 15 năm làm việc ở nơi có phụ cấp khu vực hệ số 0,7 trở lên đủ điều kiện hưởng lương hưu. Tuy nhiên, việc giải quyết để người lao động nghỉ việc thời điểm nào tùy theo đặc thù của đơn vị và thỏa thuận của người sử dụng lao động và người lao động.

Thứ tư, 13/12/2017 - 06:51

VietinBank gia hạn nhận hồ sơ tuyển dụng đợt 3 đến 13/4/2017
VietinBank gia hạn nhận hồ sơ tuyển dụng đợt 3 đến 13/4/2017

Bạn muốn trở thành nhân viên Ngân Hàng TMCP Công Thương Việt Nam (VietinBank)? Bạn quan tâm đến các vị trí nào? Hiện nay, VietinBank có nhu cầu tuyển dụng gần 1.100 chỉ tiêu tại 132 chi nhánh trên toàn hệ thống trong đợt tuyển dụng tháng 3 năm 2017 (TDCN_T03.2017), thông tin chi tiết như sau:

Thứ ba, 12/12/2017 - 11:23

Nhộn nhịp mùa “quay” châu chấu ở Thủ đô
Nhộn nhịp mùa “quay” châu chấu ở Thủ đô

Châu chấu là món ăn bổ dưỡng, loài côn trùng này gần đây trở thành thực phẩm có giá trị. Vào mùa gặt, ban đêm, những người dân các xã ven đô Hà Nội chẳng mấy ai ở nhà, tất cả ra đồng “quay” châu chấu.

Thứ ba, 12/12/2017 - 04:13

Nhật Bản: Dùng UAV "đuổi" nhân viên làm việc quá giờ
Nhật Bản: Dùng UAV "đuổi" nhân viên làm việc quá giờ

Để tránh tình trạng nhân viên ở lại làm việc quá giờ, công ty xây dựng Tasei sắp đưa UAV vào để "đuổi" những nhân viên không chịu về.

Thứ ba, 12/12/2017 - 03:54

Malaysia bắt giữ hàng trăm lao động nước ngoài bất hợp pháp
Malaysia bắt giữ hàng trăm lao động nước ngoài bất hợp pháp

Cơ quan Nhập cư bang Selangor của Malaysia thông báo đã bắt giữ 314 lao động bất hợp pháp nước ngoài, trong đó có 7 người Việt Nam, hôm 7/12, tại một công trường xây dựng ở Setia Alam.

Thứ ba, 12/12/2017 - 06:07

Lợi ích khi tuyển dụng lại "người cũ"
Lợi ích khi tuyển dụng lại "người cũ"

Thật sự thì hiện tượng nhân viên quay lại công ty cũ đang trở nên bình thường và phổ biến hơn bao giờ hết.

Thứ ba, 12/12/2017 - 06:03

Đóng BHXH được 23 năm, khi nào đủ điều kiện nghỉ hưu?
Đóng BHXH được 23 năm, khi nào đủ điều kiện nghỉ hưu?

Tôi sinh năm 1971, là công chức từ năm 1994 đến nay, hiện giữ ngạch lương chuyên viên chính bậc 2, hệ số 4,74. Do công việc không còn phù hợp nên muốn xin nghỉ việc vào năm 2018 và bảo lưu số năm đóng BHXH. Ông Tuấn hỏi, đến năm nào ông đủ tuổi nghỉ hưu? Số tiền hưu nhận được là bao nhiêu? (Người hỏi Trần Minh Tuấn - Thừa Thiên Huế).

Thứ ba, 12/12/2017 - 06:02

Phú Yên: Nhờ vốn vay thoát nghèo, nhiều hộ người dân tộc đã thành tỉ phú
Phú Yên: Nhờ vốn vay thoát nghèo, nhiều hộ người dân tộc đã thành tỉ phú

(Dân trí) - Nhờ tận dụng, phát triển được nguồn vốn vay, nhiều gia đình dân tộc thiểu số tại huyện Sông Hinh, tỉnh Phú Yên đã vươn lên thoát nghèo, tự tạo việc làm bền vững. Trong đó, nhiều hộ gia đình đã trở thành triệu phú, tỉ phú trên vùng đất cằn cỗi này.

Thứ ba, 12/12/2017 - 06:02

Từ 1/1/2018: Lương tối thiểu tăng thêm từ 180.000 - 230.000 đồng
Từ 1/1/2018: Lương tối thiểu tăng thêm từ 180.000 - 230.000 đồng

(Dân trí) - Chính phủ vừa ban hành Nghị định 141/2017/NĐ-CP quy định mức lương tối thiểu vùng đối với người lao động làm việc theo hợp đồng lao động. Theo đó, từ ngày 1/1/2018, lương tối thiểu vùng sẽ được điều chỉnh tăng thêm từ 180.000 - 230.000 đồng tại 4 vùng lương.

Thứ hai, 11/12/2017 - 07:57

Tết Nguyên đán: Đi làm tính lương ra sao?
Tết Nguyên đán: Đi làm tính lương ra sao?

(Dân trí) - Chỉ còn khoảng 2 tháng nữa là tới dịp nghỉ Tết Nguyên Đán Mậu Tuất, nhiều bạn đọc băn khăn về cách tính tiền lương làm thêm giờ vào ngày nghỉ Lễ, Tết ra sao.

Thứ hai, 11/12/2017 - 10:52

Kiếm 2 tỷ đồng/năm từ củi trấu siêu nhiệt
Kiếm 2 tỷ đồng/năm từ củi trấu siêu nhiệt

Vợ chồng anh Đỗ Mạnh Trung, xã Khánh Lợi, huyện Yên Khánh, tỉnh Ninh Bình có doanh thu mỗi năm 2 tỷ đồng từ mô hình làm củi trấu siêu nhiệt. Mô hình này anh Hùng tình cờ học được trong một chuyến du lịch với gia đình.

Thứ hai, 11/12/2017 - 08:02